(Sistem Reservasi Ruangan Fakultas Teknik Elektro)
Aplikasi SIRAT adalah platform berbasis web yang digunakan untuk mengelola dan memfasilitasi peminjaman serta reservasi ruangan di Fakultas Teknik Elektro.
Melihat jadwal kalender, melihat ketersediaan ruangan, melakukan pengajuan reservasi (biasa atau sehari penuh), membatalkan reservasi aktif secara mandiri, dan melihat riwayat pribadinya.
2. CARA LOGIN DOSEN/TPA
Untuk masuk ke sistem SIRAT sebagai Dosen/TPA:
Akses halaman utama aplikasi di URL halaman login.
Masukkan NIP dan Email resmi yang telah didaftarkan oleh Administrator.
Klik tombol Masuk ke Dashboard.
Sistem akan mencocokkan NIP & Email Anda. Jika sesuai, Anda akan diarahkan ke halaman Dashboard.
Gambar 2.1: Tampilan Halaman Login Dosen / TPA
[!NOTE]
Akun Dosen/TPA tidak menggunakan kata sandi (password). Keamanan login didasarkan pada kecocokan pasangan NIP dan Email unik yang telah terdaftar di pangkalan data.
3. MELIHAT DAFTAR & DETAIL RUANGAN
Masuk ke menu Reservasi Baru (/reservation).
Halaman ini akan menampilkan seluruh daftar ruangan lengkap dengan status ketersediaannya (Tersedia / Dipakai / Maintenance).
Anda dapat memilih ruangan berdasarkan lantai.
Gambar 3.1: Halaman Reservasi Baru
Klik tombol Pilih pada salah satu ruangan untuk melihat informasi terperinci berupa:
Gambar 3.2: Informasi Terperinci dan Galeri Foto Ruangan
4. PROSEDUR PENGAJUAN RESERVASI
Formulir peminjaman terletak di halaman detail masing-masing ruangan. Terdapat dua tipe reservasi yang dapat dipilih:
1. Reservasi Biasa (Single Day / Per Jam)
Gunakan opsi ini jika Anda hanya ingin memesan ruangan pada jam tertentu di satu hari tertentu:
Tanggal: Hari peminjaman ruangan.
Jam Mulai & Jam Selesai: Rentang waktu peminjaman (Wajib berada dalam Jam Operasional: 07:00 - 18:30).
Gambar 4.1: Formulir Pengajuan Reservasi Ruangan
2. Reservasi Sehari Penuh (Multi-Day / Rentang Hari)
Gunakan opsi ini untuk reservasi ruangan seharian penuh selama beberapa hari berturut-turut:
Tipe Reservasi: Pilih opsi Sehari Penuh.
Tanggal Mulai & Tanggal Selesai: Rentang hari peminjaman.
Maksimal Durasi: Pemesanan hanya diperbolehkan maksimal 14 hari dalam satu kali pengajuan.
Pemesanan Hari Ini: Anda diperbolehkan membuat reservasi sehari penuh mulai hari ini selama jam operasional gedung belum berakhir (belum melewati 18:30). Jika jam buka (07:00) hari ini sudah lewat, maka pemesanan hari pertama akan dimulai dari waktu pengajuan saat itu juga, sedangkan hari-hari berikutnya dimulai normal sejak jam buka.
Gambar 4.2: Formulir Pengajuan Reservasi Sehari Penuh
Input Informasi Tambahan:
Tujuan: Alasan atau jenis acara.
Untuk ruangan di TULT Lantai 3/14, Gedung P & Gedung O, pilih tujuan dari dropdown yang tersedia (Sidang, Rapat, Bimbingan, Ujian Sidang Tugas Akhir, Seminar, Lainnya).
Khusus Lantai 19, ketik tujuan reservasi Anda secara manual pada kolom input teks yang disediakan.
Keterangan: Catatan tambahan (misal: "Butuh proyektor dan colokan tambahan"). Pengisian keterangan ini bersifat wajib untuk semua lantai.
[!IMPORTANT]
ATURAN KHUSUS LANTAI 19:
Aturan Waktu Pengajuan: Reservasi untuk Ruang Rapat 19.07 harus diajukan minimal H-2 (dua hari sebelum tanggal pelaksanaan). Peminjaman untuk hari ini atau esok hari tidak bisa dipilih.
Alur Persetujuan: Reservasi Ruang Rapat 19.07 berstatus Pending secara default dan memerlukan persetujuan manual oleh Admin 2 sebelum dapat digunakan.
Tujuan & Keterangan: Dosen wajib mengisi alasan (tujuan) secara manual dan mengisi keterangan secara lengkap (tidak boleh kosong).
5. KALENDER JADWAL RUANGAN
Akses menu Kalender Ruangan (/calendar).
Kalender interaktif ini menampilkan visualisasi seluruh peminjaman ruangan yang sudah disetujui oleh sistem maupun admin.
Anda dapat memantau jadwal guna mempermudah pemilihan slot kosong.
Gambar 5.1: Kalender Interaktif Visualisasi Jadwal Ruangan
6. RIWAYAT PEMINJAMAN & FITUR PEMBATALAN
Akses menu Riwayat Reservasi (/history).
Di halaman ini, Anda dapat memantau status semua reservasi yang pernah Anda ajukan:
Pending: Menunggu persetujuan admin.
Disetujui: Reservasi sah dan ruangan siap digunakan pada jadwal tersebut.
Ditolak: Pengajuan ditolak oleh admin dengan alasan penolakan yang dilampirkan.
Dibatalkan: Reservasi yang dibatalkan oleh admin (disertai alasan) atau dibatalkan secara mandiri oleh dosen sebelum waktu pelaksanaan dimulai.
Selesai: Waktu reservasi telah berakhir.
Gambar 6.1: Daftar Riwayat Peminjaman & Status Reservasi
Pembatalan Mandiri oleh User:
Dosen/TPA dapat membatalkan reservasi aktif (berstatus Pending atau Disetujui) secara mandiri dengan mengeklik tombol Batalkan pada baris riwayat yang bersangkutan.
Pembatalan hanya bisa dilakukan sebelum waktu pelaksanaan peminjaman berakhir.
Khusus reservasi tipe sehari penuh (multi-day), membatalkan salah satu hari dalam rentang grup akan otomatis membatalkan seluruh hari lainnya dalam grup tersebut yang belum terlewati.
Format Tanggal: Format penulisan tanggal di riwayat telah disesuaikan secara lokal dengan menyebutkan nama hari di depannya (Contoh: Senin, 13 Jul 2026).
[!NOTE]
Sistem Otomatisasi Status Selesai:
Ketika jam selesai peminjaman telah terlewati, sistem secara otomatis mengubah status reservasi tersebut menjadi Selesai. Setelah status berubah menjadi Selesai, tombol aksi seperti batal tidak akan tersedia lagi demi integritas data riwayat.
7. VALIDASI KEAMANAN & ATURAN SISTEM
Sistem SIRAT menerapkan beberapa validasi server-side berikut pada pengajuan Anda:
Jam Operasional: Peminjaman ruangan hanya diizinkan di antara jam 07:00 WIB s.d. 18:30 WIB.
Hari Operasional: Pemesanan ruangan ditutup pada hari Minggu. Sistem memblokir reservasi biasa pada hari Minggu dan melewati hari Minggu secara otomatis pada reservasi sehari penuh.
Urutan Waktu: Waktu selesai peminjaman harus lebih besar daripada waktu mulai (Jam Mulai < Jam Selesai).
Double Booking Protection: Sistem akan memblokir pengajuan baru jika terdapat bentrok waktu dengan reservasi ruangan yang sama yang sudah berstatus Approved pada tanggal yang sama.
Pembatasan Durasi Multi-Day: Durasi reservasi sehari penuh (sehari penuh) dibatasi maksimal 14 hari dalam sekali pengajuan.
